Muchas empresas relacionan estas obligaciones con las grandes plantillas, pero algunas se aplican desde la primera contratación. Son dudas que nos llegan a menudo:
- «Tengo pocos trabajadores, ¿también necesito un protocolo de acoso?»
- «¿El registro retributivo es obligatorio si solo tengo una empleada?»
- «¿A partir de cuántas personas necesito un plan de igualdad?»
Para saber qué necesita tu negocio hay que mirar tres cosas: el número de personas trabajadoras, la actividad y el convenio colectivo. Este es el resumen.
- Prevención de riesgos laborales
- Protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo
- Registro retributivo
- Política de desconexión digital
- Plan de igualdad y auditoría retributiva
- Reserva de empleo para personas con discapacidad
- Canal de denuncias
- Comité de Seguridad y Salud
- Medidas LGTBI (más de 50)
Obligaciones desde la primera contratación
Prevención de riesgos laborales
Si tienes personal contratado, debes organizar la prevención, aunque solo tengas una persona trabajando contigo.
Esto incluye el plan de prevención, la evaluación de los riesgos de cada puesto y la planificación de las medidas necesarias. También debes informar y formar sobre esos riesgos, facilitar los equipos de protección que correspondan y garantizar la vigilancia de la salud en los términos que marca la ley.
La prevención se adapta al trabajo real: no son los mismos riesgos los de una oficina, un comercio o una empresa de limpieza. Además, debes prever cómo actuar ante emergencias, como un incendio o una evacuación. Eso no significa que todos los negocios necesiten un plan de autoprotección formal: depende de sus características.
Protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo
Todas las empresas deben adoptar medidas para prevenir estas conductas y tener un procedimiento para recibir las denuncias y actuar. Lo habitual es recogerlo en un protocolo que explique a quién acudir, cómo se tramita una comunicación y qué garantías se aplican.
Tener una plantilla pequeña, o formada solo por hombres o solo por mujeres, no elimina esta obligación. Y la plantilla debe conocer el procedimiento y saber usarlo.
Registro retributivo
Es obligatorio para todas las empresas, incluso con una sola persona contratada.
Recoge los valores medios de salarios, complementos y percepciones extrasalariales de la plantilla, desglosados por sexo y por grupo profesional. No es lo mismo que el plan de igualdad ni que una copia de las nóminas: una empresa puede no necesitar plan de igualdad y estar obligada a tener su registro retributivo.
La directiva europea de transparencia retributiva todavía no se ha incorporado del todo a la normativa española. Cuando se apruebe, es probable que amplíe lo que debe incluir este registro.
Política de desconexión digital
Las empresas deben tener una política interna que concrete cómo se respeta el derecho a desconectar fuera del horario de trabajo, adaptada a su organización y con acciones de formación y sensibilización. Si hay representación de las personas trabajadoras, hay que darle audiencia previa.
En la práctica, conviene dejar claras las pautas sobre llamadas, correos y mensajes durante los descansos, permisos y vacaciones.
Qué cambia cuando la plantilla llega a 50 personas
A partir de este tamaño aparecen obligaciones nuevas. Fíjate en un detalle: algunas se exigen desde 50 personas y otras cuando se superan las 50.
- Plan de igualdadDesde 50Analizar la situación de la empresa, negociar medidas de igualdad, registrar el plan y hacer su seguimiento.
- Auditoría retributivaCon el plan de igualdadRevisar el sistema retributivo y detectar diferencias que haya que corregir. Forma parte del plan.
- Reserva para personas con discapacidadDesde 50Al menos el 2 % de la plantilla, salvo las excepciones y medidas alternativas que prevé la ley.
- Canal de denunciasDesde 50Un sistema interno para comunicar determinadas infracciones, con un procedimiento, un responsable y garantías de protección.
- Medidas LGTBIMás de 50Negociar medidas de igualdad y no discriminación, con un protocolo frente al acoso o la violencia contra las personas LGTBI.
Por ejemplo, una empresa con exactamente 50 personas puede estar obligada a tener plan de igualdad, pero las medidas LGTBI se exigen al pasar de 50. Eso no exime a ninguna empresa de respetar la igualdad y prevenir la discriminación.
Además, el plan de igualdad puede ser obligatorio con menos de 50 personas si lo establece el convenio colectivo o lo acuerda la autoridad laboral. Y algunas entidades, por su actividad, deben tener canal de denuncias aunque no lleguen a ese tamaño.
Otras exigencias en prevención según el tamaño
La autoridad laboral también puede exigir un servicio de prevención propio en los supuestos que prevé la normativa.
El número de trabajadores no es lo único que cuenta
Estos umbrales son una referencia, pero cada obligación tiene sus propias reglas para calcular la plantilla: pueden contar los distintos centros, los tipos de contrato y periodos anteriores.
También hay obligaciones ligadas a situaciones concretas. Por ejemplo, el teletrabajo regular requiere un acuerdo por escrito con el contenido que fija la ley.
Por eso, antes de contratar un paquete de protocolos o descargar modelos genéricos, conviene comprobar qué necesita de verdad tu empresa y cómo implantarlo.
Tener el documento es solo una parte
Un protocolo guardado que nadie conoce no cumple su función. Lo mismo pasa con una evaluación de riesgos que no refleja los puestos actuales o con un plan de igualdad al que nadie hace seguimiento.
La empresa debe aplicar las medidas, informar a quien corresponda y revisar la documentación cuando cambien las circunstancias.
Hablemos
¿Sabes qué planes y registros necesita tu empresa?
Revisamos tu caso según tu plantilla, tu actividad y tu convenio, y te orientamos sobre lo que debes tener al día.
Lunes a jueves, de 9:00 a 16:00 · Viernes, de 9:00 a 14:00
Base legal: Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y Real Decreto 39/1997; Ley Orgánica 3/2007, art. 48; Real Decreto 902/2020 (igualdad retributiva) y Real Decreto 901/2020 (planes de igualdad); Ley Orgánica 3/2018, art. 88; Real Decreto Legislativo 1/2013, art. 42; Ley 2/2023 (canal de denuncias); Ley 4/2023, art. 15, y Real Decreto 1026/2024; Ley 10/2021 (trabajo a distancia).
Contenido informativo de carácter general. Cada empresa requiere un análisis individualizado según su plantilla, su actividad y la normativa vigente.